2017年8月3日 

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座谈会执行流程
添加时间:2012-08-09  点击数:1824  返回上一页

座谈会
一、执行:
工作流程
                           工作要点
接受任务书         *与项目总督导确认被访者条件/分组/特殊配额 
                   *确认场次/时间 
                   *确认需提供的服务:录音/录像/放像/翻译(英语/普通话) 
                   *其它特别要求
制定约人方案 
                   *确定约人方式:
                   (甄别条件复杂用开放式问卷,时时彩qq群:否则用封闭式) 
                   *准备甄别问卷、邀请信、请柬
                   *培训约人访问员
预约被访者 
                   * 8人的标准会应预约至10-12人,如此类推 
                   *同一访问员的约人数不应超过2个,避免认识 
                   *须向被访者说明准时到会,开会时间一般为2小时
                   *访问员应在督导用电话确认后,在会前2-3天亲自派发邀请信
                   *督导列出被访者资料,控制进度及质量
                   *督导应在会前一天再次确认被访者到会
会前准备            确定会议场地(外地) 
                   *准备会议所需设备
                   *准备会议所需用品、食品
                   *确定现场工作人员的分工*培训记录员(见后附座谈会记录要求)
会议现场
                   *调试设备、摆设会场
                   *被访者到会后再甄别,选出8位最合适者正式开会。
                   *余下者开一模拟会(确认不需更换人选)后送小礼品送走被访者
                   *被访者进入会场后,将被访者背景资料填好交给客户、主持人、及 记录员
                   *确保记录/翻译/录音录像(换带)工作 
                   *会后发礼品,致谢,清场
会后工作
                   *整理录音记录/其他资料,送交客户 
                   *项目小结
                   *一周内所有资料归档
注:被访者要求:
1、要求所有参加座谈会的被访者必须经过三次甄别,即第一次访问员约人时甄别,第二次督导电话甄别,第三次现场甄别;
2、要求所有参加座谈会的被访者必须是事先甄别的被访者;
3、要求所有参加座谈会的被访者在进入会场前必须出示本人有效证件(如:身份证、工作证等),以供客户复核。
4、 参加者须为本地居民;
二、前期准备工作
1、客户经理/项目经理与客户确认被访者条件,并准备甄别问卷(或由客户提供)
2、项目具体安排(时间/地点/场数/被访者条件/翻译/录音录像等要求)通知项目总督导,由督导安排实际项目进度及人员等;
3、各地点/场次督导通知足够的联络员,场次较多或约人难度较高的项目,联络人数量可视具体情况相应调整;
4、准备相关设施(若在外地运作项目,督导联络合适场地并按要求做到相关设施齐全)
5、在正式会议开始前二、三天完成第一、第二次甄别:
• 第一次甄别由联络员完成,第一次甄别的时间是联络员按照约人条件寻找合适条件的被访者并向公司报回被访者的相关资料(联络人尽量提供被访者的联络电话,如果没有电话的,则要求其打电话回公司,由项目督导进行甄别);
• 第二次甄别由督导/兼职督导亲自执行,主要通过电话方式进行第二次甄别,所有的被访者应在会议开始前2-3天全部甄别完毕;
6、在正式会议开始前一天完成打电话再次与被访者确认时间、地点等;
7、整理会场,准备和调试各种设备,并准备好饮料、小吃(逢用餐时间要准备点心)、礼金/礼品等;
8、会前物品准备清单:
• 设备:监听/两套录音/录像/电视机/录音带、录像带/客户所要求的物品
• 用品:一次性杯/碟子/水壶/纸巾/名卡/纸/笔
• 食品:点心/水果/糖果/茶包
9、项目开始前应简单的向记录员介绍一下项目,并进行记录方法的培训,尤其是在外地进行项目时。
三、项目进行中的工作
1. 在允许被访者进入会场前,应做好第三次甄别(现场甄别),并安排好不同年龄、区域和职业的人进入会场;
a) 现场甄别应主要由兼职督导进行,督导主要负责巡场;
b) 现场甄别时,应要求被访者出示本人有效证件、以确认被访者是我们事先甄别过的被访者;
c) 现场甄别时,应让被访者填写现场甄别问卷, 再次确认被访者的条件完全符合我们的会议要求;
2. 对于未进入会场的被访者,应由督导组织起来召开一个简短的小会,大概了解一下他/她们的有关情况,然后分发给他/她们礼品,最后礼貌送其离开;
3. 当会议结束后,应将礼金/礼品交由主持人发给被访者。
4. 会场人员分工
a) 督导(1-2名): 甄别、现场控制,发礼金/礼品
b) 兼职督导: 布置和整理会议现场、磁带翻面
b) 翻译: 现场同步翻译(英/普通话)
c) 记录员: 现场记录,会后整理
四、后期工作
1、会议结束后,应及时清理会场,关闭有关设备,整理好录音、录像带。
2、会议结束后的三天内(根据客户要求的时限)完成记录(逐字逐句)。
3、对项目进行小结(后附小结报告)、存档,清单如下:
• 项目任务书/项目工作计划
• 被访者甄别问卷及空白甄别问卷
• 被访者背景资料(后附)
• 重要往来传真
• 座谈会技术报告一份
4、有关资料及时交于客户(笔录、录音带、录像带)。清单如下:
• 座谈会记录(中英文)-根据客户需要
• 座谈会录音/录像一套
• 座谈会技术报告一份

 

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